Je coordonne le pôle secrétariat de l'association

Présentation de la mission Rejoins l’équipe et deviens le lien essentiel qui fait tourner l’association ! Le/la coordinateur·trice du pôle secrétariat supervise toutes les activités administratives et assure la bonne circulation des informations entre les différents bénévoles et pôles. Tu aides à organiser le travail des bénévoles du secrétariat, répartis les tâches, et veilles à ce que tous les documents et messages importants soient traités correctement. C’est une mission stratégique : tu n’es pas sur le terrain, mais tu rends possibles tous les sauvetages et l’organisation générale de l’association. Si tu es organisé·e, communicatif·ve et que tu aimes que tout soit clair et structuré, ce poste est fait pour toi. Grâce à toi, Patoune Douce fonctionne comme une machine bien huilée ! Sautez le pas 🤝 Fonctionnement de l’équipe • Tu es accompagné·e par le responsable du pôle secrétariat et la présidence. • Les bénévoles sont soutenus et guidés pour assurer une bonne cohésion. • Atmosphère bienveillante, entraide et communication constante pour que personne ne soit isolé·e. 🎯 Impact de ton rôle Grâce à toi : • Les informations circulent efficacement entre tous les pôles. • Les documents et procédures sont clairs et à jour. • L’association fonctionne de manière fluide, ce qui permet aux sauvetages et actions concrètes de se dérouler sans accroc. En somme, tu deviens un maillon essentiel de l’organisation, garant de la fluidité et de la coordination administrative qui permet à Patoune Douce de sauver toujours plus d’animaux. Précisions 📌 Un rôle clé dans l’organisation Le/la coordinateur·trice du pôle secrétariat est le pilier administratif de l’association. Tu supervises les bénévoles du secrétariat, veilles à ce que toutes les tâches soient réalisées correctement, et assures que l’information circule efficacement entre les différents pôles (sauvetage, terrain, communication, direction…). 🗂️ Tâches principales • Coordonner les bénévoles du secrétariat : répartir les tâches, suivre leur avancement, répondre à leurs questions. • Gérer les documents administratifs : classement, mise à jour des fichiers, suivi des conventions et documents officiels. • Assurer la circulation de l’information : relayer les messages entre les différents pôles, transmettre les urgences au coordinateur sauvetage ou à la direction. • Mettre à jour les outils de suivi (tableaux, documents partagés, agendas). • Aider à la préparation des réunions : agendas, comptes-rendus, diffusion aux équipes. • Soutenir ponctuellement les autres pôles en cas de surcharge ou d’urgence. ⚙️ Compétences recherchées • Organisation et rigueur. • Bon relationnel et capacité à gérer une petite équipe. • Clarté dans la communication écrite et orale. • Maîtrise des outils numériques simples (Drive, Docs, mails…). • Capacité à rester réactif·ve et à prioriser les urgences. (Aucune expérience professionnelle spécifique n’est requise, seulement de l’enthousiasme et un sens de l’organisation.) ⏰ Temps à prévoir • Flexible selon les disponibilités. • Idéalement 2 à 4h par semaine, mais certaines périodes peuvent demander un peu plus.